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IT-Controlling

IT-Controlling

Nur das bezahlen, was man tatsächlich braucht!

Mithilfe neuer Verfahren beim IT-Controlling ist es heute möglich, die Qualität zu sichern und gleichzeitig Geld zu sparen.

Die IT wird in vielen Unternehmen genauso betrachtet wie die Haustechnik: als Infrastruktur, die automatisch allen zur Verfügung steht – egal, wie häufig und wie intensiv eine Abteilung sie in Anspruch nimmt. Und wenn man sich tatsächlich die Mühe macht, IT-Kosten einzelnen Geschäftsprozessen zuzuordnen, dann werden die Zahlen in der Regel grob über den Daumen gepeilt. Welchen Anteil etwa eine Datenbank an den Gesamtkosten eines Prozesses verbraucht, bleibt dabei im Dunkeln. Instrumente, um objektive und überprüfbare Kostenzuweisungen vorzunehmen, fehlen in den meisten Unternehmen.

Und in der Tat ist diese Zuweisung eine schwierige Aufgabe, wie ein Beispiel verdeutlicht: Um einen Lieferschein zu buchen, nutzt die Einkaufsabteilung die Ressourcen DB2, IMS und Unix. Die Logistiker, die ebenfalls Teil dieses Vorgangs sind, benötigen ebenfalls Unix, aber auch eine Oracle-Datenbank. Aufgabe der IT-Abteilung ist es nun, jeder der beiden Abteilungen nur die Leistungen in Rechnung zu stellen, die sie auch tatsächlich in Anspruch genommen hat.

Solche transparenten Kostenstrukturen nutzen IT-Dienstleister, Fachabteilungen und dem Gesamtunternehmen in gleichem Maße. Vor allem CIOs können die Zahlen als eine Art Marketinginstrument verwenden, mit dem sie verdeutlichen, was genau sie mit dem Geld ihrer internen Kunden leisten.

Um diese Ziele zu erreichen, bündelt das IT-Controlling zunächst alle für einen Geschäftsprozess benötigten Serviceleistungen zu einem Produkt. Im zweiten Schritt kalkuliert man die Kosten, die für die Bereitstellung des jeweiligen Produkts anfallen. Basis dieser Berechnungen sind nicht die IT-Leistungen, sondern die entsprechenden Business-Abläufe. Anders als sonst üblich, sollten die Controller nicht pauschal die Kosten für SAP R/3 ermitteln, sondern die Frage stellen: „Welche ITRessourcen benötigen Logistikmanager, um mit SAP R/3 das Lager zu verwalten? Und was kosten diese?“  

Neue automatisierte Verfahren zur Prozesskostenanalyse wie die Business-Intelligence-Lösung SAS Activity-based Management liefern den Verantwortlichen exakte Zahlen und Kennziffern zu den IT-Kosten der einzelnen Geschäftsprozesse. Sie ordnen die direkten und indirekten Kosten, wie sie in den operativen Systemen festgehalten sind, den jeweiligen Vorgängen zu.

Unternehmen, die diese Technik einsetzen, stellen in der Regel fest, dass die Kosten ohne Qualitätseinbußen sinken. Denn Fachabteilungen achten jetzt genau darauf, nur die Leistungen einzukaufen, die sie wirklich benötigen. Nutzt ein Einkaufsmanager beispielsweise eine Supply-Chain-Management- Lösung nur, um ein Mal pro Woche einen Bericht zu erstellen, dann braucht er weniger Support, als wenn er täglich sämtliche Beschaffungsvorgänge mit dieser Anwendung abwickelt. Das heißt: Alle internen Kunden erhalten nur genau jene IT-Leistungen, die sie wirklich benötigen und die in ihr Budget passen. Zugleich können sie ihre Kosten senken – indem sie die wenig genutzten Leistungen abbestellen.

Damit es dabei nicht zu IT-bedingten Störungen von Geschäftsprozessen kommt, müssen die zugrunde gelegten Service Level Agreements permanent überwacht werden. Moderne Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, indem sie alle relevanten Faktoren – Verfügbarkeit, Antwortzeiten, Auslastung oder Benutzerzufriedenheit – automatisch prüfen und analysieren. So lässt sich die Qualität der IT-Leistungen und der Geschäftsprozesse deutlich steigern.