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SEPA

SEPA - ein aufwendiges Projekt unternehmensübergreifend

SEPA – ein unternehmensübergreifendes Projekt
Das Thema SEPA kommt sehr schleppend voran aber ein über Februar 2014 hinausgehendes Enddatum für Lastschriften und Überweisungen wird es nicht geben.
 
Einzelne Unternehmen haben sich mit dem Projekt „SEPA“ über die Vorstudie hinaus gewagt. Dabei fällt auf, daß das Projekt doch viel mehr ist, als man erwartet hatte. SEPA ist für uns Deutsche ein komplett neues Verfahren an Zahlungsverkehr. Mit dem „Mandat“ ist der Zahlungsverkehr jetzt ein unternehmensübergreifender Prozess.
Das Mandat ist eine Vereinbarung zwischen dem Debitor, dem Kreditor und der Bank des Debitors.
 
Mit der Umstellung der Bankverbindungsdaten nach IBAN beginnt schon der Aufwand. Aktuell gibt es nur unterstützende Software, die eine maschinelle Umstellung bis zu 97 % der Daten erkennt. Je nach Branche hat das bei einer Datenbasis von Millionen einen erheblichen manuellen Aufwand zur Pflege. Die Anbieter einer Konvertierungssoftware ist auch noch klein. Hier ist noch ein wirklicher Bedarf und vor allem seitens der Bundesregierung eine Regelung zu finden, daß sich alle Kreditinstitute an die Vorgaben der Bankverbindungsdaten halten. Die Commerzbank z.B. nutzt die Umstellung gleichzeitig zur Umorganisation, d.h. für z.B. München – heute 1 Bankleitzahl 700 400 41 – werden 8 Einheiten gebildet. Für die XML-Dateien benötigen die Unternehmen EBICS als neues Übertragungssystem. Die Implementierung von EBICS ist bis Ende 2012 auszuführen.
Dann können Sie mit Ihrer Hausbank eine Testphase für die SEPA-Überweisungen abstimmen und sich auch über die Konditionen unterhalten. Für die Korrespondenzen sollten ab sofort beide BLZ + Kontonummer sowie IBAN und BIC ausgewiesen werden.
 
Der wirklich aufwendige Part an SEPA liegt in der Lastschrift. Hier benötigt man ein SEPA-Mandat.  Umstellung auf SEPA-Lastschriften im Massenkunden-Geschäft – Jeder Tag zählt
 
Die Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate wird gerade mit einer Änderung der Banken-AGB´s möglich. Allerdings müssen Sie zu dem Kontoinhaber die gültige Adresse haben und ein in Papierform vorliegende, unterschriebene Einzugsermächtigung. Bei Kundenbeziehungen über 30 Jahren und mehr, ist diese jedoch häufig nicht mehr auffindbar. Vor der ersten SEPA-Lastschrift müssen Sie fristgerecht den Kontoinhaber mit einer Pre-Notifaction anschreiben und ihm mitteilen, daß seine Lastschrift in SEPA umgewandelt ist und er somit auch alle Rechte hat. Hier brauchen Sie auf jeden Fall die korrekte Postanschrift – was tun Sie z.B. wenn mehrere Adressen vorhanden sind oder der Brief zurückkommt. Damit Sie hier zeitlich noch agieren können, empfiehlt sich frühzeitig mit dem Kontoinhaber in Kontakt zu treten.
 
Die Einzugsermächtigung kann nicht ohne Zustimmung des Debitors in ein SEPA-Mandat umgewandelt werden.
 
„ …. Zudem werden Einzugsermächtigungen, die Verbraucher bisher nicht mit Unterschrift erteilt haben, nochmals schriftlich bestätigt werden müssen vor dem 01.02.2014, z.B. Internetgeschäfte, Direktversicherungen, … Quelle http://www.vzbv.de/8846.htm
Nähere Einzelheiten zu der AGB-Änderung und der möglichen Nutzung von Einzugsermächtigungen als SEPA-Mandat finden Sie auf der Internetseite "Die Deutsche Kreditwirtschaft".
So einfach ist SEPA  IT- und Prozess-technisch in unsere Systeme nicht umzusetzen.
Es gibt viele Varianten, die eine firmenspezifische Entscheidung vom Projektmanagement verlangen. Hier einige Beispiele:
 
·         Umwandlung auf Grund der AGB-Regelung oder Neueinholung der Mandate
 
- Kontenangaben müssen mit dem IBAN erfolgen
- Dateieinreichungen müssen im XML-Format erfolgen.
- Jeder SEPA-Lastschrift muss ein gültiges Mandat zu Grunde liegen.
- Jede Lastschrift enthält den Fälligkeitstermin.
- Die Mandatsdaten werden mit der Lastschrift übertragen.
- Jede Lastschrift muss vom Kreditor unter Angabe des Fälligkeitstermins, des
  Betrags, der Kreditor-ID und der Mandats-ID vorangekündigt werden.
- Vorlauffristen müssen eingehalten werden.
- Der Lastschrift-Typ muss mitgegeben werden (FRST, OOFF, RCUR, FNAL).
- Mandatsänderungen müssen angezeigt werden.
*          Welche dieser Varianten an Mandaten wollen Sie nutzen?
1: Basis-Lastschrift genutzt (CORE)
2: Basis-Lastschrift mit verkürzter Vorlauffrist von einem Tage genutzt (COR1)
3: Firmenlastschrift
·         Dann müssen Sie eine Entscheidung treffen zu den neu einzuholenden Mandaten:
1: Kundenbezogenes Mandat
2: Vertragsbezogenes Mandate
3: Mandate, die sich auf eine Gruppe von Verträgen beziehen.
4: Vertragspartner ist immer auch der Zahler
5: Der Vertragspartner kann vom Zahler abweichen (Kreditor)
·         Und bei der Umwandlung sind folgende Entscheidungen zu treffen für die heutigen Einzugsermächtigung:
1: bezieht sich auf den Kunden
2: bezieht sich auf den einzelnen Vertrag
3: bezieht sich auf eine Gruppe von Verträgen
4: Der Vertragspartner ist immer auch der Zahler
5: Der Vertragspartner kann vom Zahler abweichen (Kreditor)
 
Wie man diese Aufgabe löst ist ein sensibler Prozess, der genaue Analysen der Kunden- und Vertragsdaten und –historie benötigt und klare Konzepte. In einem Projekt wurden alle Prozesse analysiert und es waren über 150 Prozesse von dieser Änderung betroffen.
Die Mandats-Verwaltung setzt für jedes Unternehmen einen individuellen Anspruch für die Umsetzung. SEPA in Versicherungsunternehmen ist über die vielen Systemlandschaften als ein zu zentralisierender Aufwand, um die Redundanzen zu vermeiden.
·         Mandatsdaten- Entscheidung
1: Die Mandatsdaten werden mit den Stammdatenverwaltet
2: Die Mandatsdaten werden mit den Vertragsdaten verwaltet
3: Die Mandatsdaten werden in einem dritten System verwaltet
4: Es wird eine Mandatsverwaltung eingesetzt
5: Die Mandatsdaten werden auf das jeweilige System aufgeteilt
 
·         Entscheidung der Umstellungstermine in Abstimmung mit Hausbank, Partnern, …
1: Die interne Verarbeitung wird vor dem 1.2.2014 auf den camt.053 und den camt.054 umgestellt.
2: Festlegung des Umstellungszeitpunktes
3: Die interne Verarbeitung wird nach dem 1.2.2014 auf den camt.053 und den camt.054 umgestellt
4: Festlegung des Zeitpunktes bis zu dem der camt.053 in den MT940 und der camt.054 in DTI (bzw. UMSATZ/TXT/AUSZUG.TXT) konvertiert wird
 
*          Angaben zum Kreditor
- Diese Angaben werden in der Regel nicht mehr geändert
*          Angaben zum Debitor
- Diese Angaben können vom Debitor geändert werden. Bei der Anschrift ist darauf zu achten, dass diese sich von der Anschrift in den Stammdaten bzw. Vertragsdaten unterscheiden kann (mehrere Wohnsitze)
- Angaben zum Mandat
- Auf diese Daten hat der Debitor direkt keinen Einfluss.
- Daten können vom Kreditor geändert werden
- Daten werden durch den Zahllauf verändert
- Daten werden durch den Kontoauszug verändert
 
Die Pre-Notification muss spätesten 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin (Due-Date) vom Kreditor versendet werden, es sei denn, ein anderer Zeitraum ist bilateral zwischen Debitor und Kreditor vereinbart. Auszug aus dem rulebook:
- EPC016-06 Version 5.0 approved, SEPA SDD, S. 28:
  The direct debit processes respect the following time-cycle rules:
• The Pre-notification must be sent by the Creditor at the latest
  14 Calendar Days before the Due Date unless another timeline is agreed between the Debtor and the Creditor.
• The Creditor is allowed to send the Collection to the Creditor Bank after the Pre-notification is sent to the Debtor, but not earlier than 14 Calendar Days before the Due Date, unless otherwise agreed between the Creditor and the Creditor Bank.
 
·         Entscheidung
1: Es wird mit der in den Rulebooks vorgesehenen Pre-Notifications-Frist von 14 Tagen gearbeitet.
2: Es wird eine kürzere Pre-Notifications-Frist in den AGB‘s mit allen Kunden vereinbart.
3: Es wird eine kürzere Pre-Notifications-Frist in den AGB‘s mit allen Kunden vereinbart.
4: Es wird kundenindividuell die Pre-Notifications-Frist vereinbart.
5: Es wird vertragsbezogen die Pre-Notifications- Frist vereinbart.
 
 
Die vielen Entscheidungen sind die Basis für die Umsetzung und auf denen alle Prozesse sich ausrichten. Neben den Anpassungen der IT-Systeme, Schnittstellen, Datenformaten, Adressqualität, usw. sind aufwendige Tests notwendig. Hier sind innerhalb der einzelnen Systeme, aber auch unternehmensübergreifend Test notwendig. Die Zeit und die Kapazitäten werden immer geringer und die Unternehmen, die bereits die Überweisungen umgestellt haben, wissen wie aufwendig sich die Aufgaben im Detail zeigen. Es gibt auch viele Änderungen zu berücksichtigen, wie z.B. die Kennzeichen von den Rückläufern, das Format des elektronischen Kontoauszuges, der Kreditor kann das Mandat nicht kündigen, neue Terminierungen für die Erstellung der Zahlungsdateien, …
SEPA wird uns über 2014 hinaus beschäftigen, weil es werden regelmässig das rule book aktualisiert und die camt- und pain-Dateiformate mit neuen Release ausgegeben.